Secrétaire de direction

Contenu de la fonction

 

En tant que secrétaire de direction, vous assurez un suivi administratif : 

  • Assurer le suivi des mails entrants et les classer, en faisant des liens entre eux ;
  • Assurer le suivi des différents dossiers (action requise et rappel si nécessaire).

 

En tant qu’assistant direct de l’Administrateur général, vous prenez en charge la coordination et la réalisation de ses tâches administratives afin de lui garantir un soutien administratif :

  • Sélectionner le courrier entrant qui doit être transmis à l’Administrateur général ;
  • Contrôler l’exacte répartition du courrier entre les différentes directions;
  • Exécuter un ensemble de tâches administratives liées au suivi du secrétariat de l’Administrateur général (correspondance & suivi des notes, photocopies, classement,…) ;
  • Tenir à jour l’agenda de l’Administrateur général et de l’Administrateur général adjoint ;
  • Accueil de certains visiteurs ;
  • Gestion d’Outlook (archivage, personnes de contact …). 

 

En tant qu’organisateur de réunions, vous veillez au bon déroulement de celles-ci afin que les collaborateurs puissent se concentrer sur le contenu des réunions.

  • Prendre en charge l’organisation des réunions, convier les personnes concernées, réserver la salle et mettre à disposition la logistique nécessaire, éventuellement commander le repas, prévoir une traduction simultanée,… ;
  • Suivi des notes (lay-out éventuel, traduction,…) ;
  • Élaborer l’ordre du jour, compléter le dossier (documents) et les envoyer (courrier, e-mail) ;
  • Organiser des réunions externes (définir le lieu, demander des listes de prix,…).

 

Vous remplacez vos collègues quand nécessaire en faisant par exemple fonction de secrétariat du Comité de gestion (numérotation et suivi des notes, rédaction de l’ordre du jour etc.)

 

En tant que personne de contact, vous aidez les collaborateurs ou les personnes externes à obtenir l’information recherchée.

 

  • Transmettre l’information venant de la Direction générale aux collaborateurs concernés ;
  • Agir comme un trait d’union entre l’Administrateur général et les partenaires externes (autres IPSS, etc.) et ou internes (ressources humaines, comptabilité, etc.) ;
  • Créer un classement élaboré et le tenir à jour afin de pouvoir répondre aux questions des collaborateurs et/ ou des contacts externes et de veiller à un transfert adéquat des informations importantes.

 

En tant que gestionnaire de documentation, vous veillez au classement et à la conservation de toute correspondance pertinente de l’Administrateur général afin d’assurer la conservation de la documentation nécessaire.

 

Employeur

Il y a 1 poste vacant en tant que Secrétaire de direction à la Caisse Auxilliaire d'Assurance Maladie Invalidité. (CAAMI), Rue du trône 30A, 1000 Bruxelles. Le service est composé de 2 secrétaires et sert de soutien aux administrateurs général et adjoint.

La Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité (CAAMI) est une Institution Publique de Sécurité Sociale dont la principale mission est de garantir le droit à l'assurance maladie-invalidité obligatoire et ce, indépendamment de tout obstacle financier, idéologique, socio-économique ou médical. 

Elle a la particularité d'être la seule mutuelle à être active uniquement dans l'assurance maladie obligatoire et de ne refuser personne (la CAAMI assure tous ceux qui le demandent).
 
LA CAAMI souhaite être une institution dynamique et orientée vers le client, avec un personnel qualifié et motivé, engagée dans une approche qualitative des services rendus et axée sur l'amélioration continue des services, avec une attention particulière sur les populations les plus précarisées. 

En choisissant la CAAMI, vous avez la garantie d'être considéré(e) comme une personne, d'avoir de nombreux contacts et d'être valorisé(e) dans un métier concret, orienté directement vers nos assurés et leur satisfaction.

 

Compétences 

  • Vous avez obligatoirement moins de 26 ans et un CESS
  • Vous avec une très bonne connaissance du français et des bases en néerlandais 
  • Connaissance Word, Excel, Outlook et Internet

L’expérience dans d’autres fonctions de secrétaire de direction est un atout.

  • intégrer l’information : Vous établissez des liens entre diverses données, concevez des alternatives et tirez des conclusions adéquates.
  • résoudre des problèmes : Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions, soutenir, 
  • travailler en équipe : Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
  • Communiquer : Vous vous exprimez, tant par écrit qu'oralement, de manière claire et compréhensible et rapportez les données de manière correcte.
  • faire preuve de fiabilité : Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
  • atteindre les objectifs : Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

 

Offre

  • contrat : Convention premier emploi (-26 ans obligatoirement)
  • salaire : 2426,46€ brut/mois (indexé, allocations réglementaires non comprises)
  • chèques-repas (6€/jour presté)
  • possibilité de télétravailler
  • horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
  • mise à disposition d’un ordinateur portable
  • nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail)
  • possibilité de souscrire à une assurance hospitalisation à des conditions avantageuses
  • gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
  • avantages et réductions octroyés grâce à la carte Fed+
  • accessibilité aisée via les transports en commun
  • possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
  • possibilité de récupérer les heures supplémentaires prestées
  • 26 jours de congé par an + fermeture du bâtiment entre Noël et Nouvel An

Postuler

Envoyez votre lettre de motivation + CV (en y précisant votre date de naissance) + copie de votre CESS par mail à l'adresse @email en mettant "Secrétaire de direction" en objet.

! Offre réservée aux - 26 ans ! Merci de ne pas postuler si vous avez dépassé 26 ans.